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2020-10(上)烟草企业物资采购工作中电子化 招投标技术的应用研究分析

2020-11-03 11:10:41来源: 《中国食品工业》

  王禹 福建中烟工业有限责任公司物资供应部福建厦门361012

  摘要 :本文从电子化招投标技术对烟草企业的重要意义出发,对电子化招投标技术运用的可行性进行分析,并设计相关流程及系统功能体系架构等关键性措施,为烟草企业推进物资采购电子化招投标提供一定的理论参考依据。

  关键词:物资采购,电子化招投标

  1 引言

  电子化招投标是以网络为媒介,利用信息技术协同开展招投标工作,打破了以往传统招投标工作中的地域与空间限制,既节省了时间与费用,还提升了招投标工作效率,在确保公开、公平、公正的基础上,实现了招投标工作的提质增速。目前,烟草行业中大部分企业的招投标工作还基本停留在传统的人工纸质 1.0 模式,运用电子化招投标技术的企业少之又少。本文就烟草企业运用电子化招投标技术的可行性进行分析,设计相关流程及系统功能体系架构等关键性措施,为烟草企业推进物资采购电子化招投标提供一定的理论参考依据。

  2 电子化招投标对于烟草企业的意义

  2.1 节省交易成本

  电子招投标系统不仅能有效降低招投标的时间和经济成本,还能有效压缩监管部门及公共交易平台或场所的各项服务 成本。电子招投标通过全程无纸化运作,极大的减少了传统招投标模式中存在的物资、人员、交通、时间等方面的消耗。通过互联网上的及时有效沟通,省去了打印、装订、现场递交标书等环节,不但有利于节约纸张、保护环境,还可以节省差旅开支,大大节约了双方的交易成本。

  2.2 提高招投标活动效率

  电子化招投标系统使招投标业务操作流程得到极大优化和整合,有效缩短空间和距离。通过计算机辅助技术对招投标工作中的大量数据进行分析、对比和整合,辅助评委更加高效的甄别有效数据,减轻评委工作负荷,提高工作效率。

  2.3 提升评标质量

  对于一些技术含量较低的评审项,通过采用信息化技术的辅助,可以让评委在繁多复杂的数据中快速筛选出有效信息,进而将更多的时间和精力放在那些技术含量较高或不能简单套用公式计算得分的深度评审中,最大化发挥专家评委的价值。

  2.4 规范招投标参与各方行为

  电子化招投标系统通过对招标投标过程中各个关键环节的规范管控,将参与各方的操作流程化、标准化、规范化,有利 于企业或社会的监督管理部门对整个招投标环节的 360 度全方位监督,有效规范招投标参与各方的行为,减少招投标过程中各方违法行为。

  2.5 增加招投标活动透明度,确保公开、公平、公正

  电子化招投标系统通过将过程信息高效整合,实现交易过程的痕迹化管理,有效遏制弄虚作假、暗箱操作等违法行为,有利于企业或社会建立健全信用奖惩机制。同时,招投标活动所累积的招投标数据信息,还可为监督部门了解招标投标活动全流程状态以及掌握行业发展趋势提供有效的数据支持。

  2.6 提供数据整合和储存能力,便于建立完整全面的资源信息库

  电子化招投标可以将既往的相关信息和文档进行电子归档,随着业务的不断开展,逐渐形成招投标资源信息库,为将来在类似或相关的招投标活动中,在库内调取类似信息进行比较分析提供重要的数据基础,既节约存放空间又便于资源信息共享及查询。

  3 烟草企业物资采购电子化招投标系统的平台架构及业务流程设计

  3.1 烟草企业物资采购电子化招投标系统的平台架构设计

  参照《电子招标投标系统技术规范》,基础设施层、支撑层、应用层及客户端可以作为烟草企业物资采购电子化招投标系统架构设计的四个主要构成要素。平台技术架构通过采用 JAVA 应用平台,Oracle 数据库,以及 B/S 应用结构体系,使整个应用系统搭建在统一的平台上,充分体现系统的先进性、可扩展性等。

  基础设施层:是系统运行的基础环境,包括硬件平台(服务器、存储设备、PC 终端、网络布线及设备)、系统软件平台(操作系统、数据库、中间件等)及其他设备(打印机、扫描仪等)。而另一块基础数据库是电子交易平台的数据中心,是基于数据库系统建立的基础数据库及业务主体数据库,包括企业信息库、自然人资料库、项目库、各业务节点数据库等。

  支撑层:是构建业务应用的基础构件层,是提供各类服务的构建,使业务应用的开发及需求调整效率更高。包括构建企业应用所需要的组件,如数据交换平台,统一用户管理平台,统一信息平台,工作流平台等。

  应用层:是电子化招投标可视化作业实现的功能模块,包括门户网站、招标采购计划系统、业务管理系统、电子文件编 制系统、电子开标评标系统、综合管理系统等。

  客户端:是用户访问电子交易平台的媒介,主要通道为手机、PC 电脑。

  3.2 烟草企业物资采购电子化招投标业务流程设计

  根据烟草企业物资采购电子化招投标系统的平台架构设计,结合企业工作实际,设计烟草企业物资采购电子化招投标业务流程,如图 1 所示。

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  创建招标项目:烟草企业可从企业 ERP 系统将年度采购计划或公开招标采购计划导入电子化招投标管理平台的招标采购计划系统,经过实施审批后进入平台下一环节即电子文件编制系统。在该子系统项下,支持直接上传、无范本编制、模板化编制、范本自定义制作等可选项。编制及审核后加盖电子印章及 CA 数字证书签名,完成电子招标文件的最终编制,最后在系统上设置完出售招标文件的起止时间后,上传企业门户网站及外网衔接端口,投标单位即可实现网络远程下载。

  网络报名及资格审查:投标方完成网络账号注册,并按提示要求完成各项表单的填报及资料上传,点击保存并提交后即可完成报名工作。招标方登录系统进行注册审核确认,线上发放 CA 证书。供应商首次报名后,相关信息将保存于系统,下次无需再次注册即可直接报名。

  网络购买招标文件 : 投标方报名成功后网络购买招标文件,在线支付费用,并填写相关发票及邮寄地址信息,系统自动同步,在招标文件出售有效期内授权下载权限。

  网络投标:投标人根据招标文件的要求,通过电子文件编制系统的模板,编写投标函、商务、技术、价格等各项资料,最后加盖电子印章及 CA 数字签名,生成完整的电子投标文件并上传平台进行二次加密后,即可完成网络投标工作。

  评委抽取:招标人预先设置好所需抽取的专家评委专业类别及数量,系统将在设定时间到达时,采用自动语音抽取专家,确认专家人数满足开评标委员会组建要求后,提供评委进入网络评标室权限。

  网络开标唱标:进入电子开标评标系统,按照开标准备、公布名单、投标人解密、招标人解密、唱标、开标结束流程逐项开展,可实现开标全过程网络化、自动化,减轻人工工作量,保证开标效率。

  网络评标:评标专家根据授权在规定时间联入网上虚拟评标会议室,借助计算机辅助,对商务、技术、经济等评标要素进行打分评价,全程实现网络化管理。对于量化指标,如清单报价等自动进行汇总计算;对于定性或相对复杂指标,可按模块标注差异对比,提高评标效率及准确度。评委可借助远程音频或视频工具实时交流,整个评标过程全程录音录像。

  定标公示:系统自动抓取并汇总计算全部评委评分并生成评标报告,各评委通过 CA 证书对报告进行电子签名,最终的中标结果经审核后自动推送相应门户网站进行公示。

  合同签订及存档:公示期满后,招标结果推送至业务管理系统,完成相关合同签订流程(可链接企业内部 ERP 系统)。以 上所有环节完成后,点击一键归档,全程所有文件资料自动记录综合管理系统进行归档,并生成档案目录,方便日后查询。

  4 结束语

  电子化招投标作为未来招标投标行业发展的核心方向,能充分提升管理能力、发挥运营效率、降低采购成本、规范采购 行为、提升招投标质量、整合采购资源、有利于开展实时监督等。因此,无论是基于国家八大部委对电子招投标工作推进的要求,亦或者是电子化招投标的显著优势及时代发展趋势,电子化招投标工作都将是未来开启烟草企业物资采购管理领域高质量发展的重要推力。

  参考文献:

  [1] 吴树贵 .“互联网 +”背景下电子招标投标工作的反思和建议 [J]. 招标采购管理,2016(11):9-11.

  [2] 衣芙蓉 . 试论电子化招投标的优势及未来构想 [J]. 招标采购管理,2014 (02):21-22.

  [3] 段喜东 . 电子招投标系统发展意义及现状分析 [J]. 中国科技信息,2016 (21):102-103.

  [4] 董春霞 , 房继朋 . 电子化招投标发展的理论及实践应用 [J]. 企业改革与管理,2016(14):183.


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